Panduan

Pengenalan KIK
(RUJUKAN PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA 1 NOVEMBER 2009)

Pengenalan
Kerajaan sentiasa memberi perhatian terhadap usaha-usaha memperkenalkan inovasi dan membuat penambahbaikan terhadap perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan. Sesuai dengan keperluan semasa dan perubahan di dalam dan luar negara, Kerajaan telah mengkaji semula peranan dan kaedah yang digunakan oleh Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) dalam penyelesaian masalah organisasi. Ia bertujuan untuk menggalakkan budaya inovatif dan kreatif serta memberi peluang kepada anggota Perkhidmatan Awam untuk menggilap kebolehan dan meningkatkan kompetensi diri. Ikutan daripada itu, KMK telah ditukar nama kepada Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK).

Berbeza dengan KMK, keahlian KIK tidak hanya terhad di kalangan anggota kumpulan sokongan dalam satu bahagian sahaja tetapi ia meliputi semua peringkat anggota dan boleh merentasi pelbagai bahagian dalam organisasi berkenaan. Program KIK bukan sahaja menyediakan teknik-teknik untuk menyelesaikan masalah yang wujud dalam organisasi, tetapi juga merangkumi kaedah untuk membolehkan ahli-ahli KIK bertindak secara kreatif dan inovatif bagi menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk yang baru melalui kemahiran imaginasi yang membawa kepada peningkatan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. KIK merupakan mekanisme pengurusan yang berkesan untuk membina modal insan dalam Perkhidmatan Awam yang berketerampilan tinggi bagi merealisasikan aspirasi Kerajaan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan agensi-agensi Kerajaan dalam menyampaikan perkhidmatan kepada rakyat. Di samping itu, KIK juga mempunyai prinsip asas yang mengiktiraf pekerja sebagai sumber paling bernilai dalam organisasi dan menyediakan forum kepada mereka untuk melibatkan diri dalam proses membuat keputusan dan seterusnya melaksanakan tindakan yang diputuskan secara berpasukan.

Konsep KIK

Definisi Inovasi

Inovasi ialah kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan. Ia adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa perubahan dalam bentuk sistem dan prosedur, kaedah dan cara bekerja mahupun pengenalan teknologi.

Contoh Inovasi:

• Sistem Penempatan Pelajar Praktikum Secara Atas Talian (OPSP) oleh Universiti Utara Malaysia (UUM), iaitu: “Mengembangkan pangkalan data yang berstatus Intra-Net kepada Extra-Net bagi mempercepatkan proses penempatan pelajar secara atas talian dan meminimumkan penggunaan kertas (paperless) yang menjimatkan masa dan kos”.

Definisi Kreativiti

Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujud dan menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi. Ia melibatkan:

• Keupayaan berfikir yang dapat melahirkan idea baru yang unik dan menarik
• Keupayaan berfikir secara kritikal dan membuat penilaian secara analitikal terhadap idea dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian
• Keupayaan berfikir secara praktikal yang dapat menterjemahkan ideadan teori kepada bentuk aplikasi

Contoh Kreativiti:

• Perkakas untuk Memasang dan Membuka Bunting atau Bendera Pada Tiang Lampu dan seumpamanya oleh Majlis Bandaraya Petaling Jaya (MBPJ), iaitu: “Mencipta alat baru bagi memudah dan mempercepatkan proses memasang dan membuka bunting atau bendera pada tiang-tiang lampu tanpa menggunakan kaedah konvensional seperti tangga atau skylift”.

Prasyarat Kreativiti

Antara prasyarat yang perlu ada bagi membolehkan kreativiti wujud di kalangan pekerja sesebuah organisasi ialah:

• Mempunyai daya imiginasi yang tinggi untuk melihat sesuatu secara berlainan
• Berfikiran terbuka atau berfikir di luar kotak (think out of the box), analitikal, kritikal dan praktikal
• Melihat sesuatu perkara itu sebagai peluang yang boleh mencetuskan idea baru
• Mempunyai komitmen yang tinggi, iaitu bersabar terhadap kompleksiti dan isu-isu yang timbul serta tenang dan tabah menghadapi cabaran dengan berusaha menangani masalah dan halangan yang dihadapi
• Berupaya mengenal pasti masalah dengan mengemukakan soalan yang menjurus kepada penemuan isu dan jawapan serta jalan penyelesaian
• Menggunakan minda yang kreatif untuk menemui perspektif baru
• Bersedia menghadapi risiko dan berupaya menerima kega galan serta belajar daripada kegagalan tersebut
• Bersedia dikritik dan mengenepikan ego serta mendapatkan nasihat daripada rakan dan mencuba ideanya
• Mempunyai motivasi dalaman, iaitu rasa gembira, berpuas hati dan menjadikan kerja sebagai cabaran untuk mencapai kejayaan

Prinsip dan Kaedah KIK

Antara prinsip dan kaedah pelaksanaan KIK ialah:

• KIK adalah sepasukan pekerja (4-10 orang) yang mewakili tempat kerja yang sama atau bersilang fungsi
• KIK bermesyuarat secara tetap untuk menyelesaikan masalah kerja atau membuat penambahbaikan ke atas standard yang sedia ada atau menghasilkan cara kerja atau sistem perkhidmatan yang baru
• Pasukan ini mengenal pasti, memilih, menganalisa dan seterusnya mencetuskan idea yang kreatif dan inovatif mengenai sesuatu isu atau perkara berkaitan dengan kerja atau organisasi
• Pasukan ini mengemukakan cadangan-cadangan kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan
• KIK melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui
• KIK membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek
• KIK mengambil tindakan membuat penyeragaman dan meluaskan pelaksanaan projek

Perbezaan KIK Dengan KMK

Antara perbezaan KIK dengan KMK ialah:

Falsafah KIK
Falsafah KIK adalah seperti berikut:

• Konsep pengurusan secara kemanusiaan, iaitu pengurusan yang menekankan aspek modal insan yang merupakan aset terpenting di dalam sesebuah organisasi
• Konsep pengurusan secara penyertaan, iaitu setiap pekerja tidak kira kedudukannya dalam organisasi diberi peluang untuk memberi sumbangan yang bermakna kepada organisasi
• Merupakan satu mekanisme yang melibatkan pekerja dalam proses penyelesaian masalah atau penambahbaikan proses kerja dan standard yang sedia ada atau memperkenalkan sesuatu yang baru
• Menerapkan konsep knowledge-based dan creativity-driven bagi membolehkan organisasi menghasilkan inovasi yang memberi nilai tambah kepada produk atau perkhidmatan
• Memberi tumpuan kepada idea, pembelajaran, perkongsian ilmu dan penciptaan nilai menerusi strategi pengenalpastian dan penyelesaian masalah, teknik-teknik penganalisisan serta penghasilan idea-idea baru yang kreatif dan inovatif
• Produk akhir KIK menjurus kepada penghasilan output berkualiti yang dapat dinikmati dengan ketara dan secara meluas. Dengan itu, impak dan sumbangan KIK terhadap pertumbuhan dan pengukuhan ekonomi negara akan lebih berkesan

Objektif KIK
Objektif KIK adalah untuk menambahbaik dan meningkatkan kualiti danproduktiviti kerja khususnya dalam sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan melalui:

• Keupayaan mencipta cara bekerja baru atau menghasilkan inovasi
• Kebolehan menyelesaikan masalah atau membuat penambahbaikan kerja
• Semangat bekerja secara berpasukan
• Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja positif
• Penglibatan dan peningkatan komitmen terhadap kerja
• Dorongan kerja yang tinggi
• Kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, organisasi dan negara
• Penggalakan penghasilan idea-idea yang inovatif dan kreatif
• Pewujudan hubungan yang harmorni di antara pihak pengurusan dan pekerja

Faedah Kepada Organisasi
Antara faedah KIK kepada organisasi adalah:

• Memperkenalkan sistem dan cara kerja baru
• Menjana kecemerlangan organisasi melalui pendekatan kreativiti, inovasi dan penciptaan nilai (value creation)
• Memperbaiki sistem, proses dan cara kerja
• Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dengan pihak pengurusan
• Memupuk kerjasama di kalangan warga organisasi
• Meningkatkan daya saing organisasi
• Membolehkan organisasi menghasilkan satu sistem penyampaian perkhidmatan yang berkualiti dan menepati kehendak pelanggan

Faedah Kepada Perkhidmatan Awam
Antara faedah KIK kepada Perkhidmatan Awam adalah:

• Memupuk kerjasama antara agensi melalui penyeragaman inovasi atau penambahbaikan yang dihasilkan
• Menjimatkan kos dan masa keseluruhan operasi perkhidmatan
• Meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan
• Meningkatkan kepuasan pelanggan dan stakeholders
• Meningkatkan imej Perkhidmatan Awam

Faedah Kepada Pekerja
Antara faedah KIK kepada pekerja adalah:

• Meningkatkan kemampuan menyelesaikan masalah dan membuat keputusan
• Memupuk semangat kerjasama dan bekerja dalam satu pasukan
• Menyemai dan menerapkan nilai serta etika kerja positif
• Meningkatkan komitmen terhadap kerja
• Menambah dorongan untuk bekerja dengan lebih dedikasi
• Meningkatkan kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, organisasi dan negara
• Membimbing warga organisasi berfikiran kreatif dan inovatif untuk menghasilkan inovasi
• Meningkatkan keupayaan mencipta atau memperkenalkan sistem baru dan penambahbaikan kerja
• Menggalakkan penghasilan idea-idea yang inovatif dan kreatif
• Memberi kepuasan dalam bekerja
• Meningkatkan keyakinan mengenai kebolehan dan potensi diri sendiri
• Mengasah bakat kepimpinan di kalangan warga organisasi

Perlaksanaan KIK

Strategi Pelaksanaan KIK
Strategi bagi melaksanakan KIK yang berkesan ialah:

• Mewujudkan struktur KIK
• Menyediakan latihan yang berkesan dan berterusan
• Memberi penghargaan dan pengiktirafan

Struktur KIK
Struktur KIK mengandungi komponen-komponen berikut:


Jawatankuasa Pemandu KIK

• Jawatankuasa yang merangka dasar pelaksanaan KIK dan memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangan-cadangan penyelesaian masalah dan penambahbaikan yang dikemukakan
• Organisasi boleh menggunakan Jawatankuasa sedia ada seperti Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti untuk melaksanakan tugas Jawatankuasa Pemandu KIK
• Seorang ketua fasilitator boleh dilantik sebagai ahli dalam Jawatankuasa ini yang berperanan sebagai perantara di antara pihak pengurusan dan KIK

Nota: Peranan Jawatankuasa Pemandu:

• Menyediakan peruntukan kewangan untuk aktiviti latihan termasuk kaedah pemikiran kreatif, pelaksanaan projek, persembahan projek, promosi, penyertaan dalam konvensyen, lawatan, penghargaan dan pengiktirafan
• Menentukan objektif dan hala tuju KIK
• Menentu dan melantik fasilitator
• Mendaftar kumpulan dan keahliannya
• Menilai dan memantau keberkesanan Program KIK
• Menyelaras penyeragaman cadangan penyelesaian daripada Program KIK ke dalam Perkhidmatan Awam
• Mengenal pasti output yang berpotensi untuk tujuan pendaftaran hak cipta dan pengkomersilan

Fasilitator

Fasilitator adalah terdiri daripada pegawai kanan atau anggota yang dipilih oleh Jawatankuasa Pemandu KIK

Peranan Fasilitator:

• Berhubung dengan semua peringkat pengurusan serta mendapat sokongan dan bantuan mereka
• Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan
• Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong
• Memastikan kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap projek yang berkaitan dengan kerja mereka
• Sebagai perantara dalam mengekalkan keharmonian kumpulan
• Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan
• Mengesan dan memastikan kemajuan kumpulan

Ketua Kumpulan:

Ketua kumpulan adalah terdiri daripada anggota yang dipilih oleh ahli-ahli KIK

Peranan Ketua Kumpulan:

• Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah/ penambahbaikan/ penciptaan baru dengan bantuan fasilitator di mana perlu
• Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti -aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni
• Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan
• Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan
• Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan
• Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahli
• Membantu menyelesaikan masalah-masalah ahli
• Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan

Ahli Kumpulan KIK

Peranan Ahli-Ahli KIK:

• Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada waktunya
• Menumpukan usaha menyempurnakan projek kumpulan
• Mengenal pasti projek, menyumbangkan idea, menjalankan kajian, melaksanakan cadangan-cadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek
• Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan

Latihan

• Latihan memainkan peranan yang penting dalam menentukan keberkesanan dan kejayaan program KIK
• Ahli-ahli KIK perlu dilengkapkan dengan pengetahuan dan kemahiran untuk melaksanakan projek KIK termasuk kemahiran berfikir secara kreatif serta kemahiran menggunakan teknik penyelesaian masalah, alat kawalan kualiti dan kaedah atau strategi penambahbaikan
• Ahli-ahli KIK perlu memahami peranan masing-masing dalam menjayakan aktiviti-aktiviti KIK

Mesyuarat KIK

Aktiviti-aktiviti KIK dijalankan melalui mesyuarat yang diadakan secara tetap dan berjadual

KIK harus memberi perhatian kepada beberapa perkara untuk memastikan agar mesyuarat dikendalikan dengan berkesan iaitu:

• Mengadakan agenda mesyuarat
• Menetapkan prosedur/peraturan untuk dipatuhi oleh semua ahli KIK
• Menentukan tujuan yang jelas bagi setiap mesyuarat dan memastikan tempoh mesyuarat yang sesuai/tidak terlalu lama
• Mengagihkan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh ahli-ahli KIK
• Menyediakan minit mesyuarat dan melaksanakan keputusan mesyuarat

Pengiktirafan

Pihak pengurusan perlu meberi pengiktirafan kepada ahli-ahli KIK yang telah berjaya memperkenalkan sistem atau cara bekerja baru, inovasi atau penambahbaikan. Ini bertujuan untuk menggalakkan penyertaan pekerja dalam KIK dan seterusnya mengekalkan KIK yang sedia ada

Bentuk pengiktirafan yang boleh diberi adalah seperti berikut:

• Kehadiran pihak pengurusan atasan semasa persembahan projek
• Pemberian Surat/Sijil Penghargaan
• Pemberian Cenderamata/Saguhati
• Pencalonan untuk menerima pingat atau bintang kebesaran Kerajaan Negeri atau Kerajaan Persekutuan
• Merekod persembahan KIK dalam Buku Perkhidmatan
• Menyiarkan gambar KIK yang berjaya dalam buletin, laman web, portal KIK atau di papan kenyataan
• Memberi peluang kepada ahli-ahli KIK yang telah berjaya untuk menyertai Konvensyen KIK di peringkat jabatan, negeri, kebangsaan dan antarabangsa
• Lawatan sambil belajar dan/atau mengikuti latihan
• Dijadikan sebagai salah satu petunjuk prestasi utama atau KPI
• Dipertimbangkan sebagai salah satu kriteria penilaian prestasi tahunan dan kenaikan pangkat
• Lain-lain pengiktirafan yang difikirkan sesuai

Strategi Untuk Mendorong Kreativiti dan Inovasi Dalam Pelaksanaan KIK

Terdapat empat (4) strategi yang boleh mendorong kreativiti dan inovasi dalam pelaksanaan KIK, iaitu:

• Mengenal pasti potensi diri - mengetahui kebolehan individu dalam kumpulan KIK supaya dapat mengatasi masalah atau mengambil peluang yang wujud hasil daripada kreativiti dan inovasi
• Ubah persepsi diri - melihat masalah atau peluang daripada pelbagai perspektif. Analisis masalah dan peluang melalui pemecahan/ peleraian masalah kepada bahagian yang kecil dan kemudian cari penyelesaian yang sebenar atau terbaik untuknya
• Ubah budaya organisasi - mendorong anggota organisasi menjadi kreatif dan inovatif. Ganjaran hendaklah diberikan kepada anggota yang betul-betul cemerlang dalam mencipta sesuatu yang baru atau unik
• Berani untuk gagal - setiap kegagalan atau kesilapan perlu dijadikan sebagai motivasi dan panduan untuk bertindak lebih jauh dalam mencari penyelesaian terbaik

Faktor-Faktor Yang Menyokong Kejayaan Pelaksanaan KIK

Antara faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaan KIK ialah:

• Sikap yang positif, kesungguhan dan komitmen daripada pihak pengurusan atasan. Ini termasuklah kesediaan pihak pengurusan untuk meluangkan masa dan tenaga dalam pelaksanaan program ini
• Sokongan dan kerjasama daripada semua peringkat terutama fasilitator, ketua pasukan dan ahli-ahli KIK
• Pemilihan fasilitator dan ketua kumpulan yang berfikiran kreatif, positif dan terbuka serta mempunyai komitmen yang tinggi kepada KIK
• Penyediaan program latihan yang berkesan
• Pemberian penghargaan dan pengiktirafan yang sesuai
• Penyediaan kemudahan-kemudahan yang diperlukan oleh Pasukan KIK seperti alat tulis, multimedia, bilik perbincangan dan lain-lain keperluan semasa menjalankan projek
• Menganggapkan Program KIK sebagai usaha peningkatan kualiti sistem penyampaian perkhidmatan jangka panjang
• Menyebar luas dan menjelaskan tentang sumbangan dan kesan pelaksanaan KIK ke atas peningkatan kualiti, produktiviti dan imej organisasi kepada semua pihak
• Kebolehan Jawatankuasa Pemandu bagi merancang, melaksana, menyelaras dan mengambil tindakan terhadap perakuan-perakuan termasuk tindakan penyeragaman di peringkat jabatan, negeri dan kebangsaan

(RUJUKAN PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA 1 NOVEMBER 2009)